Entgelttransparenzgesetz: Der Auskunftsanspruch kommt - wichtige To-dos bis zum 6. Januar 2018

Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) ist seit dem 6. Juli 2017 in Kraft. Es gilt als „überflüssiges Bürokratiemonster”, das zwar mit der Durchsetzung des Gebots der gleichen Entlohnung von Frauen und Männern ein gut gemeintes Ziel verfolgt. Gut gemeint ist jedoch bekanntlich nicht immer auch gut gemacht. Es darf durchaus bezweifelt werden, dass das Gesetz seinen Zweck erreichen wird. Klar ist jedenfalls, dass es Arbeitnehmern in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten erstmals ab dem 6. Januar 2018 ermöglichen wird, einen Auskunftsanspruch über die Kriterien und das Verfahren zur Festlegung des Entgelts und dessen Höhe zu stellen (§ 10 EntgTranspG), vgl. auch zu allem Springer, BEITEN BURKHARDT Newsletter Arbeitsrecht, Ausgabe März 2017, Seite 7 f.

Das Ende der sechsmonatigen „Schonfrist” bis zum 6. Januar 2018 naht bereits. Unternehmen mit Betrieben (!) mit mehr als 200 Mitarbeitern müssen daher jetzt handeln, um sich vor bösen Überraschungen zu schützen. Dabei stellen sich vor allem die Fragen, ob nach dem 6. Januar 2018 eine unterschiedliche Vergütung noch möglich ist und wie sich Arbeitgeber bis zum 6. Januar 2018 auf potenzielle Auskunftsansprüche vorbereiten sollten.

Ist eine unterschiedliche Vergütung noch möglich?

Nach § 7 EntgTranspG darf in einem Beschäftigungsverhältnis allein aufgrund des Geschlechts für gleiche oder gleichwertige Arbeit kein geringeres Entgelt vereinbart bzw. ausgezahlt werden. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass eine unterschiedliche Vergütung dann weiterhin möglich ist, wenn die Arbeit nicht gleich oder gleichwertig ist. Wann aber ist eine Arbeit gleich oder gleichwertig? Das ist der Fall, wenn sie sich weder nach ihrer Art, ihren Ausbildungsanforderungen und/oder ihren Arbeitsbedingungen von der Arbeit des Kollegen bzw. der Kollegin unterscheidet (§ 4 Abs. 2 EntgTranspG).

Praxistipp Vor diesem Hintergrund sollten neu zu besetzende Stellen im Betrieb möglichst individuell bezeichnet und Stellenausschreibungen individuell formuliert werden.

Eine unterschiedliche Vergütung ist weiterhin und immer dann möglich, wenn Regeln zur Entgeltfestsetzung „durch ein rechtmäßiges Ziel sachlich gerechtfertigt und die Mittel angemessen und erforderlich sind.”

Praxistipp Es empfiehlt sich daher, stets sachliche Gründe wie arbeitsmarkt-, leistungs- und arbeitsergebnisbezogene Kriterien für die höhere Bezahlung zu dokumentieren. Dies können zum Beispiel sein: höheres Dienstalter (Honorierung der Berufserfahrung), körperliche Anforderungen, Geschicklichkeit und Stressbelastung etc. Bei Vergütungsverhandlungen sollte der Arbeitgeber die Gründe schriftlich niederlegen, weshalb eine sachgerechte Mehrbezahlung erfolgen soll, etwa Fahrtkosten, Umzugskosten, Kindergartenzulage und Boni.

Zu beachten ist weiterhin, dass eine Auskunft des Arbeitnehmers zum Schutz personenbezogener Daten auch nur dann verlangt werden kann, wenn eine Vergleichstätigkeit von mindestens sechs Mitarbeitern/innen des jeweils anderen Geschlechts ausgeübt wird (§ 12 Abs. 3 EntgTranspG). Arbeiten in der Vergleichsgruppe etwa fünf Frauen und 15 Männer und macht eine Frau den Auskunftsanspruch geltend, wird der statistische Mittelwert des Entgelts der 15 Männer als Vergleichswert gebildet. Ein Mann könnte in diesem Fall keine Auskunft über den Mittelwert verlangen, da weniger als sechs Frauen die Vergleichstätigkeit ausüben.

Praxistipp Potenzielle Vergleichsgruppen sollten daher kleinstmöglich, d. h. unter sechs Mitarbeitern, gehalten werden.

Wie sollten sich Arbeitgeber auf potenzielle Auskunftsansprüche vorbereiten?

Ab dem 6. Januar 2018 drohen die ersten Auskunftsansprüche. Es wäre verfehlt, hierauf nicht vorbereitet zu sein. Zusätzlich zu den genannten Empfehlungen sollte daher spätestens jetzt mit der Erstellung einer Dokumentation zu etwaigen Entgeltunterschieden bei der Belegschaft begonnen werden, um nicht in Zeitnot bei der Beantwortung der ersten Auskunftsverlangen zu kommen.

Praxistipp Die bis zum 6. Januar 2018 verbleibende „Schonfrist” sollte genutzt werden, um Entgeltunterschiede zu identifizieren. Sofern solche Unterschiede bestehen, sollten Unternehmen dokumentieren, wodurch die unterschiedliche Vergütung gerechtfertigt ist (z. B. durch die o. g. Kriterien wie höheres Dienstalter etc.).

Besonders prekär: Unternehmen, die weder tarifgebunden sind noch Tarifverträge anwenden, droht das Damoklesschwert einer sog. Beweislastumkehr. Wenn solche Unternehmen die Auskunftsverlangen nicht innerhalb von drei Monaten beantworten, ist der Arbeitgeber im Streitfall zur Überzeugung des Gerichts beweispflichtig, dass kein Verstoß gegen das Entgeltgleichheitsgebot vorliegt (§ 15 Abs. 5 EntgTranspG). Es wird also ein Verstoß vermutet, der sich durch die Arbeitgeber oft nur schwer widerlegen lassen dürfte. Gerade solche Unternehmen, die nicht tarifgebunden sind und keine Tarifverträge anwenden, sollten sich im besonderen Maße auf die drohenden Auskunftsansprüche vorbereiten, um nicht in Beweisnöte zu kommen.

Sofern Unternehmen im Rahmen der Vorbereitungen nicht zu rechtfertigende Entgeltunterschiede auffinden, ist zu untersuchen, ob sich die Differenzen ggf. anlässlich kommender Gehaltsrunden nivellieren lassen.

Praxistipp Wenn möglich, sollten die kommenden Gehaltsrunden genutzt werden, um nicht zu rechtfertigende Entgeltdifferenzen auszugleichen. Dies gilt insbesondere für etwaige zum Jahreswechsel 2017/18 anstehenden Gehaltsrunden.

Zuletzt noch ein wichtiges technisches Detail zum Auskunftsverfahren: Nach der Intention des Gesetzgebers sollen die Auskünfte ursprünglich in einem Betrieb mit Betriebsrat ausschließlich durch dieses Gremium (und nicht durch die Arbeitgeber) erteilt werden. Zum Ende des Gesetzgebungsverfahrens wurde dem Arbeitgeber aber ein Optionsrecht gegeben. Auch er kann nun die Adressatenstellung für den Auskunftsanspruch durch einseitige Erklärung, jedoch nach Erläuterung gegenüber dem Betriebsrat, für die Dauer der Amtszeit des Betriebsrats übernehmen (§ 14 Abs. 2 EntgTranspG).

Praxistipp Viele Arbeitgeber mit Betriebsräten dürften gut beraten sein, die Adressatenstellung für den Auskunftsanspruch zu übernehmen. Unternehmen sollten daher nicht abwarten, bis sie das erste Auskunftsverlangen ereilt, sondern zügig und noch innerhalb der „Schonfrist” entscheiden, ob sie die Auskunftsverlangen übernehmen wollen.

Fazit

Neben den genannten Punkten gibt es noch eine Reihe weiterer To-dos, die sich aus dem Inkrafttreten des EntgTranspG ergeben. Arbeitgeber sollten sie sammeln und dann sauber abarbeiten, damit die „Schonfrist” bis zum 6. Januar 2018 nicht ungenutzt verstreicht.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich an Frau Dr. Nina Springer und Herrn Henrik Lüthge.