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Es geht auch einfach

Compliance: für den Mittelstand zu kompliziert und daher verzichtbar? Ein gefährlicher Irrtum, denn auch kleinere Unternehmen müssen die Regeln einhalten. Aber wie?

Es klingt kompliziert, ist aber letztlich etwas sehr Einfaches: Unter Compliance sind all jene Maßnahmen zu verstehen, die das gesetzes- und regelgerechte Verhalten des Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter sicherstellen – sowohl was staatliche Gesetze als auch innerbetriebliche Regelungen angeht. Nicht nur Korruption, schwarze Kassen oder Betrug gehören hierzu, sondern auch das Verhalten im Job und die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Es geht also letztlich um drei Dinge: 1. Risikoanalyse: Was kann schief gehen? 2. Regeln: Wie lassen sich Risiken minimieren? 3. Kontrolle: Wie prüft man die Einhaltung?

Der erste Schritt, sich einem Compliance-System zu nähern, ist die Analyse: Jedes Unternehmen, jeder Bereich hat typische Risiken, die mit solchen Systemen beherrschbar werden sollen. Das Risiko kann in der Entsendung von Mitarbeitern in Krisenregionen liegen oder in der steuerlichen Behandlung von Lieferungen und Leistungen ins EU-Ausland. Nur wenn man klar analysiert hat, wo es zu Problemen kommen kann und wie konkret diese Probleme aussehen, kann man ein Compliance-System etablieren. Auch muss gerade die Leitungsebene eines Unternehmens bestimmen, welche Risiken man eingehen möchte. Diese Risikobereitschaft kann eine große Bandbreite haben: Man sollte nur wissen, worauf man sich einlässt!

Dann sind Regeln und Kontrollen zu bestimmen – nicht allgemein, sondern risikoorientiert. So mag in Sachen Travel-Risk-Management ein „Rückholsystem“ installiert werden oder bei Zuwendungen von Geschäftspartnern eine Richtlinie, wie man damit umgeht.

Dieses Regelwerk muss kommuniziert werden, einerseits, um bei allen Kollegen Klarheit zu schaffen, andererseits, um die Einhaltung der Regeln nicht dem Goodwill der Mitarbeiter zu überlassen, sondern eine Kontrolle systematisch sicherzustellen. Prüfen Sie daher auch in regelmäßigen Abständen das System!

Ein solches Compliance-System können auch Mittelständler etablieren, ohne gleich eine ganze Abteilung zu gründen. Sicher kostet das Arbeit. Dafür gibt es aber das beruhigende Gefühl, nicht persönlich in Haftung zu geraten oder von Problemen überrascht zu werden.

Zuerst veröffentlicht auf BizTravel

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Prof. Dr. Hans-Josef Vogel T   +49 211 518989-0 E   Hans-Josef.Vogel@bblaw.com