Die Leistungsbeschreibung in der öffentlichen Auftragsvergabe – Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Beschaffung

Teil 1: Die „Verortung“ der Leistungsbeschreibung – eine Standortbestimmung

Einführung

Der Erfolg einer Leistungsbeschaffung steht und fällt mit der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung im Sinne des § 7 Abs. 1 VOL/A bzw. § 8 EG Abs. 1 VOL/A.

Dabei ist das Gebot der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung längst nicht die einzige Herausforderung, der sich die Leistungsbeschreibung in der öffentlichen Auftragsvergabe zu stellen hat. Gerade die spezifischen Anforderungen, die das Vergaberecht an eine Leistungsbeschreibung stellt, bereiten in der Praxis immer wieder Schwierigkeiten.

Die Leistungsbeschreibung gehört zu den zentralen Aufgaben des Auftraggebers – ihn trifft das Risiko einer unklaren oder unvollständigen Beschreibung und seine Pflicht ist es, Rechtsverstöße bei der Ausschreibung eines Auftrages und der Beschreibung der zu erbringenden Leistung zu vermeiden. Aber auch die Bieter sollten die gesetzlichen Anforderungen an eine Leistungsbeschreibung kennen. Vielfach beruhen diese Anforderungen auf bieterschützenden Vorschriften, so dass sich die Bieter gegen etwaige Vergaberechtsverstöße im Zusammenhang mit der Leistungsbeschreibung (gerichtlich) zur Wehr setzen können.

Um die vom OLG Koblenz geprägte Faustformel „je detaillierter desto besser“ (Beschluss vom 05.09.2002 – Az. 1 Verg. 2/02), aber auch andere wesentliche vergaberechtliche Anforderungen an die Leistungsbeschreibung inhaltlich zu konturieren und damit Unsicherheiten auf Auftraggeber- wie Bieterseite auszuräumen, werden in diesem und in nachfolgenden Beiträgen in unserem Newsletter Vergaberecht wesentliche Anforderungen an eine Leistungsbeschreibung erläutert.

Die „Verortung“ der Leistungsbeschreibung – eine Standortbestimmung

Der Begriff „Leistungsbeschreibung“ ist mehrdeutig und wird nicht nur in der Vergabepraxis unterschiedlich verwandt. Teilweise versteht die Praxis unter der Leistungsbeschreibung lediglich den „technischen Teil“ des Vertrages, also den mit „Leistungsverzeichnis“ oder „Leistungsbeschreibung“ überschriebenen Vertragsteil, teilweise aber auch die Gesamtheit der vereinbarten Leistungspflichten des Auftragnehmers – also die Leistungsbeschreibung unter Einbeziehung der Vertragsbedingungen und der einschlägigen technischen Regelwerke.

Nach den Vergabe- und Vertragsordnungen (vgl. z. B. § 9 EG Abs. 1 lit. C VOL/A) bildet die Leistungsbeschreibung zusammen mit den Vertragsbedingungen die Vertragsunterlagen. Die Vergabe- und Vertragsordnungen gehen somit von dem engen Begriffsverständnis aus, wonach die Leistungsbeschreibung die Vertragsbedingungen, also insbesondere die Regelungen zu Haftung, Gewährleistung, Vertragsstrafen u. Ä., ausklammert und sich auf den „technischen Teil“ des Vertrages beschränkt. Schon aus Gründen der erforderlichen Transparenz ist es ratsam, bei der Erstellung der Vergabeunterlagen die Vertragsunterlagen „räumlich“ in die Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedingungen aufzuteilen.

(Materiell-)rechtlich betrachtet gehört die Leistungsbeschreibung zum wesentlichen Inhalt eines Vertrages (sog. „essentialia negotii“). Solange über die zu erbringende Leistung keine Einigkeit besteht, liegt noch kein Vertragsschluss vor. Auch dies wird in der Praxis häufig übersehen.

Um im Hinblick auf die unterschiedlichen Begrifflichkeiten Missverständnisse, überflüssige Streitigkeiten und Fehlbeurteilungen zu vermeiden, sollte daher im konkreten Einzelfall ein gemeinsames Begriffsverständnis geschaffen werden.

Die vorliegende Beitragsreihe „Die Leistungsbeschreibung in der öffentlichen Auftragsvergabe – Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Beschaffung“ geht von einem weiten Begriffsverständnis aus, also von der Leistungsbeschreibung als Gesamtheit der vereinbarten Leistungspflichten des Auftragnehmers unter Einbeziehung der Vertragsbedingungen und der einschlägigen technischen Regelwerke. Dem entsprechend wird diese Beitragsreihe auch die vergabespezifischen Anforderungen an die Vertragsbedingungen, insbesondere das Verbot des ungewöhnlichen Wagnisses und die Vorgaben des AGB-Rechts, beleuchten.

Bedeutung der Leistungsbeschreibung – Dreh- und Angelpunkt

Unabhängig von der (materiell-)rechtlichen und der formalen Einordnung der Leistungsbeschreibung als Teil der Vertrags- und Vergabeunterlagen kann jedoch nicht deutlich genug auf die Bedeutung der Leistungsbeschreibung als Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Beschaffung oder – wie es die VK Lüneburg (Beschluss vom 07.09.2005 – Az. VgK-38/2005) formuliert – als „Kernstück der Vergabeunterlagen“ hingewiesen werden.

Die Leistungsbeschreibung ist nicht zuletzt Voraussetzung für:

• eine zuverlässige Ausarbeitung der Angebote und ihre Vergleichbarkeit;
• eine zutreffende Wertung der Angebote;
• eine richtige Vergabeentscheidung;
• eine reibungslose und technisch einwandfreie Ausführung der Leistung und
• eine vertragsgemäße und regelgerechte Abrechnung.

Dieser Bedeutung der Leistungsbeschreibung wird in den folgenden Beiträgen der Beitragsreihe „Die Leistungsbeschreibung in der öffentlichen Auftragsvergabe – Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Beschaffung“ nachgegangen werden.

Bei Fragen zu diesem Thema kontaktieren Sie bitte: Werner Stirnweiss Dr. Karsten Schmid