Erteilung von Zuwendungsbestätigungen nach amtlich vorgeschriebenem Muster in Form von schreibgeschützten Dateien (§ 10b EStG, § 50 EStDV)

BMF-Schreiben vom 6. Februar 2017, GZ: IV C 4 - S 2223/07/0012

Hintergrund

Das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 (BGBl. I S. 1679) soll bürokratische Belastungen reduzieren und einen Orientierungsrahmen für die künftige Ausgestaltung weiterer Datenübermittlungspflichten schaffen. Das Gesetz regelt unter anderem die verstärkte Nutzung der von dritter Seite elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelten Daten und gibt in diesem Rahmen auch die Bedingungen für eine Modernisierung der Abläufe des bestehenden Spendennachweisverfahrens vor.

Mit dem vorliegenden Schreiben nimmt das BMF zu der Erteilung digitaler Zuwendungsbestätigungen Stellung.

Inhalt des BMF-Schreibens

Zuwendungsempfänger, die dem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR angezeigt haben, müssen den Ausdruck des entsprechenden Dokuments bislang selbst übernehmen. Eine Übermittlung per Brief war somit unumgänglich.

Das BMF-Schreiben eröffnet nun Möglichkeiten für gemeinnützige Organisationen, das Verfahren um die Zuwendungsbestätigungen eigenständig digital zu organisieren.

Ab sofort können gemeinnützige Körperschaften die maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf elektronischem Weg in Form schreibgeschützter Dokumente an die Zuwendenden übermitteln.

Die elektronisch an den Zuwendenden übersandte Zuwendungsbestätigung wird als Zuwendungsnachweis i. S. d. § 10b EStG in Verbindung mit § 50 Abs. 1 EStDV anerkannt und berechtigt zum Sonderausgabenabzug. Für die Abzugsberechtigung ist es somit unerheblich, dass der Zuwendungsempfänger den Ausdruck des entsprechenden Dokuments nicht selbst übernimmt, sondern dies dem Zuwendenden überlässt. Damit eine elektronische Übermittlung möglich ist, muss der Zuwendungsempfänger seinem zuständigen Finanzamt zunächst die Nutzung des Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen anzeigen (entsprechend R 10b.1 Abs. 4 EStR).

Die tatsächlichen und rechtlichen Anforderungen an das Verfahren zur maschinellen Erstellung sind hoch und somit nicht für jeden Zuwendungsempfänger wirtschaftlich sinnvoll:

• die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck;
• die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt;
• eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet;
• das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert;
• das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden;
• Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (analog § 145 AO); dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.

Auswirkungen für die Praxis

Nur gemeinnützige Körperschaften, die diese Anforderungen erfüllen, dürfen Zuwendungsbestätigungen auf elektronischem Weg in Form schreibgeschützter Dokumente an die Zuwendenden übermitteln.

Die Form der Zuwendungsbestätigung bleibt nach amtlichem Muster erhalten, lediglich der Weg der Übermittlung ist unterschiedlich. Die Übermittlung per E-Mail kommt hinzu, eine Zustellung mit Brief bleibt nach wie vor möglich. Es muss sich bei der digitalen Zuwendungsbestätigung um ein schreibgeschütztes Dokument handeln (z. B. PDF-Datei). Für den Steuerabzug kann der Zuwendungsgeber den Ausdruck des entsprechenden Dokuments dann selbst übernehmen.

Die Regelung gilt nicht für Sach- und Aufwandsspenden.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Axel Reimann.