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Digitale Signaturen (nicht nur) in Zeiten des Coronavirus

Aufgrund des Coronavirus wird derzeit auch im Bereich der Start-ups vielfach bzw. überwiegend im Homeoffice gearbeitet. In diesem Zusammenhang stellt sich verstärkt die Frage, ob und inwieweit Dokumente durch digitale Signaturen unterschrieben werden können. Es gibt diverse Anbieter wie z. B. DocuSign, die unterschiedliche Angebote für die elektronische Signatur von Dokumenten bereitstellen.

1. Welche elektronischen Signaturen gibt es?

Da die Rechtswirkungen sich unterscheiden, ist es wichtig zu wissen, dass es nach der sog. eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG) unterschiedliche elektronische Signaturen gibt. Kurz gesagt gibt es insbesondere:

  • Die einfache elektronische Signatur gemäß eIDAS: Dies ist die am häufigsten im Start-up-Bereich genutzte digitale Signatur, bei der über einen Dienstleister, wie zum Beispiel DocuSign, Dokumente elektronisch an den Vertragspartner oder Gesellschafter übermittelt werden, von diesem in der Software des Dienstleisters geöffnet und durch einen Klick elektronisch signiert werden. Dieses Vorgehen entspricht der Textform – genauso wie eine E-Mail.
  • Die qualifizierte elektronische Signatur gemäß eIDAS: Diese Signatur setzt voraus, dass die Identität des Unterzeichners vor Ort (auch per Video möglich) überprüft und zertifiziert wird. Eine derartige elektronische Signatur muss bestimmte technische Mindeststandards einhalten und durch eine entsprechend zertifizierte Stelle erfolgen. Nur diese qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die eigenhändige Unterschrift und ist als sog. elektronische Form der Schriftform gleichgestellt.

2. Praktische Empfehlungen

2.1 Verwendung der einfachen elektronischen Signatur reicht meistens aus – aber Vorsicht vor den Ausnahmen!

Die einfache elektronische Signatur reicht überall dort aus, wo das Gesetz allenfalls Textform vorschreibt:

  • Für interne Abläufe wie zum Beispiel Reisekostenabrechnungen.
  • Textform reicht auch für „einfache Gesellschafterbeschlüsse, wenn weder das Gesetz (wie etwa für Kapitalerhöhungen) noch der Gesellschaftsvertrag eine schärfere Form vorschreibt.

Es gibt jedoch auch Ausnahmen:

  • Eine Einschränkung besteht beispielsweise für Gesellschafterbeschlüsse, die dem Handelsregister vorzulegen sind (wie zum Beispiel der Beschluss über eine Bestellung zum Geschäftsführer oder über dessen Abberufung): Hier muss in aller Regel eine beglaubigte Kopie des Gesellschafterbeschlusses zum Handelsregister eingereicht werden – und ein physisches „Original“ gibt es im Fall von elektronisch signierten Dokumenten ja nicht. Praxistipp: Es sollte daher im Einzelfall mit dem betreffenden Notar/der Notarin abgestimmt werden, ob die Vorlage eines Dokumentes mit einfacher elektronischer Signatur ausreicht.
  • Eine weitere Einschränkung besteht hinsichtlich Vollmachten für die Beschlussfassung in Gesellschafterversammlungen von GmbHs, für die grundsätzlich Textform ausreicht. Allerdings muss sich der Notar/die Notarin darüber vergewissern, dass im Zeitpunkt der Beschlussfassung die Vertretungsmacht tatsächlich (noch) bestand. Dieser Nachweis gelingt in der Praxis nur, wenn dem Notar das Original der Vollmacht vorgelegt wird. Aus diesem Grund verlangen die Notare/Notarinnen in der Regel die Vorlage der Originale von handschriftlich unterschriebenen Vollmachten.

2.2 Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur

Die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur reicht aus, wenn das Gesetz die Schriftform vorschreibt, wie z. B. in folgenden Fällen:

  • Ein auf länger als ein Jahr befristeter Mietvertrag, ist, wenn er nicht in der vorgesehenen Schriftform abgeschlossen wurde, nicht unwirksam. Der Mietvertrag gilt jedoch als auf unbestimmte Zeit geschlossen und wäre nach den gesetzlichen Regelungen ordentlich kündbar. Praxistipp: Vor diesem Hintergrund ist es bei Mietverträgen ratsam, zumindest die qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden.
  • Aufhebungsvertrag betreffend ein Arbeitsverhältnis.
  • Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrages.
  • Die qualifizierte elektronische Signatur wird schließlich empfohlen für Vertragsschlüsse mit Dritten, beispielsweise Vereinbarungen mit Lieferanten oder Kooperationspartnern.

Für bestimmte Bereiche hat der Gesetzgeber die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur ausgeschlossen, so dass hier weiterhin eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist. Dies gilt zum Beispiel

  • für Kündigungen und die Erteilung von Arbeitszeugnissen,
  • für Bürgschaften, und
  • für Schuldversprechen bzw. Anerkenntnisse.

Grundsätzlich ist die Verwendung von digitalen Signaturen also eine empfehlenswerte Methode, um gerade in Krisenzeiten wie diesen weiter rechtlich wirksame Erklärungen abgeben und Verträge schließen zu können – auch aus dem Homeoffice heraus. Gerade Geschäftsleiter und zeichnungsberechtigte Mitarbeiter von Start-ups sollten sich allerdings der bestehenden Einschränkungen bewusst sein, denn Verstöße können zur Unwirksamkeit des betreffenden Vertrages bzw. des betreffenden Beschlusses führen. Und dies kann nicht nur das operative Geschäft, sondern auch mögliche Beteiligungsrunden beeinflussen, wenn ein entsprechender Formmangel von einem möglichen Investor im Rahmen der Due Diligence entdeckt wird.

Weitere Fragen zu diesem Thema beantwortet Ihnen Dr. Gesine von der Groeben und Dr. Eva Kreibohm gerne.



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